Entrega de efectivo
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Entregas de efectivo A CUENTA DE……..
Por motivos diferentes las empresas realizan con alguna frecuencia “ entregas de dinero en efectivo a cuenta de …. “
Esta entrega de efectivo puede ser:
1º - a cuenta de operaciones en las que se conoce la naturaleza de la operación, el importe de la misma y los datos personales de aquel a quien se hace la entrega “. Se las denomina ANTICIPOS
El Plan General de Contabilidad considera los siguientes ANTICIPOS
-Anticipo de remuneraciones ( cuenta 460 )
- Anticipos a Proveedores ( cuenta 407 )
-Anticipos de Clientes ( cuenta 437 )
y considero que también debería existir una cuenta ( cuenta 417 ) para “ Anticipos a Acreedores por prestaciones de servicios”.
2º- a cuenta de de operaciones en las que no se conoce con exactitud ni la naturaleza de las mismas ni su cuantía pues además de la minuta por los servicios profesionales propios suelen incluirse pagos que se realizan a nombre y por cuenta del cliente. Se las suele denominar PROVISIÓN DE FONDOS Y TAMBIÉN " SUPLIDOS "
Según la Real Academia Española se entiende por suplido ( participio del verbo suplir ) “ el anticipo que se hace por cuenta y cargo de otra persona con ocasión de mandato a trabajos profesionales “
Cuando entregamos un anticipo y encargamos trabajos a profesionales en nuestro nombre, se produce el suplido (el profesional suple nuestra presencia) y este concepto el profesional lo deberá poner en su factura independientemente de sus honorarios relacionando todos los suplidos o pagos que ha realizado en nombre nuestro y no aplicara el IVA por los suplidos solo por los honorarios profesionales, además deberá adjuntar con su factura todos los documentos suplidos que son facturas a nombre de nuestra empresa.
Para que se dé entonces el suplido debe mediar pago y encargo, sino no existe la condición de suplido, aunque lo retraten como tal los profesionales en sus facturas.
Dado que en el Plan General de Contabilidad no se considera esta situación y dada la naturaleza de estas operaciones soy partidario de la creación de cuentas en las que aparezca este matiz peculiar de las provisiones de fondos.
Sin crearnos complicaciones ,y dada la flexibilidad que ofrece el P.G.C, podemos añadir a las cuentas anteriores uno o varios dígitos que las identifique como provisiones de fondos.
Así tendríamos:
- Anticipos de Clientes por provisiones de fondos ( cuenta 437xxx )
- Anticipos a Acreedores por provisiones de fondos ( cuenta 417xxx) o la cuenta 554
Otros utilizan la cuenta 565 Fianzas constituidas a corto plazo y también la 554 “Cuentas corrientes con…..” Esta última la considero bastante adecuada.
No obstante como la cuenta 554 está utilizada como ". Cuenta corriente con uniones temporales de Empresas"
En definitiva : Considero que la cuenta que mejor recogería estos suplidos sería la 559.. Cuenta Corriente por Suplidos
Vamos a detenernos ahora en como registrar contablemente este segundo tipo de entregas a cuenta que denominamos PROVISIÓN DE FONDOS o SUPLIDOS
Y creo que la mejor manera es hacerlo con un ejemplo ( que en la realidad empresarial suele ser uno de los más frecuentes y comunes )
Operaciones de quien hace la Provisión de Fondos Operaciones de quien recibe la Provisión de Fondos
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1.-- Mi empresa NIFERSA recibe Carta de mi Asesoría contable y Fiscal “ Contabilidad & Nic S.l “ en la que se le solicita provisión de fondos para hacer frente a los pagos a realizar al Registro Mercantil por la presentación de Los Libros Oficiales y las cuentas Anuales así como al Notario por las escrituras de ampliación de Capital. Nos pide 200 €.
Registro contable de mi empresa al ingresar dicho importe en la cuenta de la Asesoría.
200 cuenta 559 xxx a cuenta 57X 200
2.- Nuestra empresa recibe de la Asesoría factura por los siguientes conceptos
- minuta-asesoramiento (mes) 300€ - 16% iva 48€ - suplidos 180€ Se adjuntan documentos y justificantes de los pagos ) - A deducir ingreso-provisión - 200 TOTAL FACTURA………………………… 328
Y efectúa los siguientes apuntes
300 cuenta 623
48 cuenta 472 a cuenta 410X * 348
*(que es el código de la cuenta de la Asesoría )
y
180 cuentas xxxx ( cuentas de los documentos pagados por nuestra cuenta-suplidos) (1) a cuentas 41X 180 y 180 cuenta 41X 20 Cuenta 410 a cuenta 559xxx 200
3.- Nuestra empresa al hacer el pago
328 cuenta 410 a cuenta 57X 328
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1.- Asesoría contable y Fiscal “ Contabilidad & Nic S.l “ me envía carta en la que se me solicita provisión de fondos para hacer frente a los pagos a realizar al Registro Mercantil por la presentación de Los Libros Oficiales y las cuentas Anuales así como al Notario por las escrituras de ampliación de Capital- Importe solicitado 200 €.
2.- La Asesoría al recibir este importe
200 cuenta 57x a cuenta 437xxx 200
3.- La Asesoría al pagar en nuestro nombre y por nuestra cuenta los importes correspondientes en el Registro Mercantil y en la notaria
180 cuenta 437xxx a cuenta 57X 180 Corresponden 85 al Registro Mercantil Y 95 a la Notaría
4.- La Asesoría nos envía factura por los siguientes conceptos
- minuta de la gestoria (mes) 300€ - 16% iva 48€ - suplidos 180€ Se adjuntan documentos y justificantes de los pagos ) - A deducir ingreso-provisión - 200 TOTAL FACTURA………………………… 328
Y registra contablemente esta factura
328 Cuenta 430x* a cuenta 705 300 a cuenta 477 48 20 cuenta 437xxx
* código de nuestra cuenta como cliente
5 - La Asesoría al recibir el pago de la misma
328 cuenta 57x a 430X 328 |
(1) Supongamos los conceptos e importes de estos suplidos.
Notaria : minuta notario 81,90 Asiento contable:
16% iva 13,10 81,90 ( cuenta 623 )
13,10 ( cuenta 472 ) a ( cuenta 419 ) 95
Registro Mercantil.
- legalización libros. 32,82 32,82 ( cuenta 623)
- iva 5,25 5,25 ( cuenta 472 )
- cuentas anuales 30,54 30,54 ( cuenta 623)
- iva 4,89 4,89 ( cuenta 472 )
- borme 9,91 9,91 ( cuenta 627 )
- iva 1,59 1,59 ( cuenta 472 ) a ( cuenta 41X) 85
Se puede hacer más corto, pero lo he alargado expresamente para que se vea mas claro cada paso y para que si es nuestra asesorÍa habitual la que realiza las gestiones de registro como la de las Cuentas Anuales luego en el mod. 347 los importe coincidan al final del año, caso diferente de una operación única o aislada como una compraventa o un préstamo que la gestora no es la habitual pues la impone la propia entidad bancaria y no tenemos ninguna otra relación