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sobre los libros oficiales
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LEGISLACIÓN SOBRE LOS LIBROS OFICIALES
( Artículo basado en el Libro de Contabilidad y fiscalidad de Juan Miguel Gómez Aparicio y José Angel Yagüe Guillén )
La legislación vigente y de forma particular el Código de Comercio en su artículo 25 establece los libros que han de llevarse con carácter obligatorio. Dice :” Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones así como la elaboración de balances e inventarios. Llevará necesariamente , sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro Diario.
Además, las sociedades han de llevar también un libro de Actas , en el que constarán los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordinarias y los demás órganos colegiados de la sociedad. Este libro formalmente no es un libro de Contabilidad.
Las normas fiscales pueden obligar a la empresa a llevar otros libros o registros ,tales como son libro registro de compras y gastos y de bienes de inversión,así como el libro de ventas e ingresos y el libro de facturas emitidas y recibidas
El artículo 27.1 del Código de Comercio establece la obligatoriedad de presentar los libros oficiales en el Registro Mercantil, El artículo 27.2 establece cuándo han de ser presentados así como los requisitos externos de los mismos.
Los requisitos internos de los libros obligatorios vienen marcados por los artículos 29,30 y 31 del Código de Comercio
1.º.-Libros obligatorios según la legislación mercantil
Resumiendo lo que dice el artículo 25 del Código de Comercio
- a) los empresarios individuales llevarán los dos libros establecidos en dicho artículo, más los establecidos en leyes o disposiciones especiales.
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- b) las sociedades mercantiles llevarán los tres libros establecidos en los artículos 25 y 26, más los preceptuados en leyes o disposiciones especiales
-
Llama la atención la no exigencia del Libro Mayor, necesario para cumplimentar “ al menos trimestralmente la transcripción con sumas y saldos de los balances de situación “ que indica el artículo 28 de dicho Código de Comercio.
2º.- Libros contables obligatorios según la legislación fiscal
La obligación esta en función de si son personas físicas o sociedades y dentro de las personas físicas dependiendo del régimen fiscal al que están sujetas y la actividad que ejerzan,
a) Empresarios incluidos en el régimen de estimación objetivas por signos, índices o módulos.
No se les exige ningún libro o registro contable.
El artículo 67.4 del Reglamento del IRPF establece que “ deberán conservar ,numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres ,las facturas emitidas y las facturas o justificantes recibidos, así como los justificantes de los signos, índices o módulos “
b) Empresarios incluidos en el régimen de estimación objetiva por coeficientes.
Según el artículo 67.5 del reglamento del IRPF deberán llevar los siguientes libros
- Libro registro de compras y gastos
- Libro registro de ventas e ingresos
- Libro registro de bienes de inversión
c) Profesionales incluidos en el régimen de estimación objetiva por coeficientes o en estimación directa.
Los apartados 3 y 5 del artículo 67 del Reglamento del IRPF establece los libros obligatorios
- Libro registro de ventas e ingresos
- Libro registro de compras y gastos
- Libro registro de bienes de inversión
- Libro registro de provisiones de fondos suplidos.
d) Empresarios que ejercen actividad mercantil incluida en el régimen de estimación directa
El artículo 67.1 del reglamento del IRPF así como lo dispuesto en el artículo 25 del Código de Comercio y los artículos 280.2 y 281 del Reglamento del Impuesto de Sociedades determinan los Libros obligatorios.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
- Libro Diario
- Libro Mayor ( obligatorio según la legislación fiscal )
- Registro auxiliar de compras
- Registro auxiliar de ventas e ingresos
- Registro auxiliar de cobros y pagos ( tesorería )
- Registro auxiliar de gastos
Nota.- La dirección General de Tributos considera que la llevanza del Mayor exime de la obligatoriedad de llevar los registros auxiliares que indica el artículo 281 del reglamento del Impuesto de Sociedades
e) Sociedades mercantiles.
El Reglamento del Impuesto sobre sociedades establecer la obligatoriedad de la llevanza de los libros indicados en el apartado anterior más un libro de Actas según establece el artículo 26 del Código de Comercio
3.- Legalización de los libros de Contabilidad según las legislaciones mercantil y fiscal.
El artículo 27 del Código de Comercio y el artículo 293 del Reglamento del Registro Mercantil establece “ los libros que obligatoriamente deben llevar con arreglo a las disposiciones legales vigentes”. Por otro lazo el Reglamento del IRPF en su artículo 67.7 establece que le legalización de los libros que exige este Reglamento ( excepto los que también exige el Código de Comercio ) deberá realizarse ante el órgano competente de la Administración Tributaria.
A pesar de este desacuerdo que apreciamos entre las dos reglamentaciones no hay problema si se legalizan todos los libros en el Registro Mercantil.
También existe contradicción sobre cómo deben llevarse a legalizar. El artículo 27 del Código de Comercio establece que los libros “ podrán legalizarse antes de su utilización o una vez cumplimentados “ mientras que el artículo 67.7 del Reglamento del IRPF establece que se “ legalizarán una vez cumplimentados”
Una nueva contradicción existe sobre cuándo deben legalizarse los libros .Según el artículo 27 del Código de Comercio ,si se hace después de cumplimentarlos ,éstos deben ser presentados dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Por otra parte el artículo 67.7 del IRPF establece que se presentarán entre el cierre del ejercicio y la finalización del plazo de presentación del impuesto