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ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACION DE LOS TRABAJOS ADMINISTRATIVO-CONTABLES

►Después de mucho esfuerzo y de pasar diversas pruebas y entrevistas has conseguido ser seleccionado para el puesto de responsable administrativo de la empresa o séase de contable .

Eres recibido por el propietario, gerente o director de la empresa con quien departes brevemente pues normalmente suele estar muy ocupado.

Tras las presentaciones de rigor al resto de personal ( en algún caso sólo sois tu y el empresario ) eres acompañad@ a tu despacho o puesto de trabajo.

Te quedas sol@.... y  te preguntas : “ Y…ahora ¿ qué hago ?

Respiras profundamente … y te dices : “ soy el contable, el responsable administrativo-contable de la empresa”. Vamos … que soy el jefe de este departamento y lo voy a demostrar.

Pero…te sigues preguntando : ¿ Por dónde empiezo ?   Y después que hago.?

Pues , si me sigues , yo voy a intentar orientarte.

 Debes : Organizar y planificar tu trabajo.

►Te lo explico cómo.

Ante todo debes dar, a tu jefe y compañeros, la impresión de seguridad y dominio de la situación.

Antes de nada necesitas conocer la empresa de la que vas a ser “cronista oficial “ .

Para ello, con toda educación pero firmeza, solicita te faciliten la siguiente documentación:

-          Escrituras de Constitución .- Lee detenidamente: su objeto social, sus accionistas, la constitución del capital, sus estatutos, etc

-          Alta en Hacienda: en que régimen  de tributación se encuentra

-          Alta en la Seguridad Social : régimen  de cotización

-          Balances  y Cuentas Anuales de los tres últimos ejercicios para ver su evolución y la situación de su patrimonio.

-          Ultimo Balance de Comprobación de sumas y saldos realizado.

Léelo muy detenidamente, partida a partida, y observa si algún saldo o movimiento te llama la atención.

Si es así, coge el Mayor (detalle ) de la cuenta y analiza sus movimientos.

-          Lee una por una los movimientos de todas las cuentas del Mayor. ¿ Corresponden a esa cuenta ?. En las cuentas de terceros ¿ el importe de su saldo corresponde con los importes de las partidas pendientes de cancelar

-          Observa las cuentas bancarias y comprueba con los extractos que su saldo coincide con el saldo contable. Si no coinciden,debes realizar la conciliación bancaria

-          Haz arqueo de Caja. ¿ Coincide con el saldo contable ? Investiga porque y soluciónalo.

-          Entérate de dónde se encuentra y cómo  funciona el ARCHIVO de los documentos.

-          Si tienes auxiliares en tu departamento pídeles ( para enterarte ) de cuales son las funciones que realizan.

Si no tienes auxiliares : ya lo sabes tu eres el jefe y " tu jefe ". Tu tienes que hacerlo TODO.

►Creo que para ser el primer día ya has tenido trabajo suficiente. Hasta te veo tentad@ de llevarte trabajo a casa.

¡ Por favor ¡ No lo hagas.

Pero como la actividad empresarial es dinámica, mientras tu te afanabas, en conocer la empresa , has visto como se llenaba tu mesa de un montón de documentos de toda índole.

Y es ahora, cuando nuevamente te preguntas… ¿ Y ahora qué hago ?

Te propongo una especie de guía en la que te indico lo que, por tu cargo, debes hacer y con que frecuencia debes hacerlo. Esta GUÍA es ampliación y complemento de " excelentísimo señor contable " ( Mira en página " Temas contables" )

Tarea a realizar                                         Frecuencia

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1.- Recepción ,selección y clasificación del correo   (1)         diaria

2.- Documentación bancaria: Comprobación y

    Contabilización de la documentación bancaria  (2)             3 días a la semana

     Archivo                                                                     idem

3.-Documentación de Caja (3)

     Realización de pagos                                                    1 ó 2 días al mes

     Cobros                                                                       Cuando vengan

     Preparar Parte semanal de Ingresos y Pagos                      1 día a la semana ( lunes )

     Contabilización de los movimientos del Parte                      1 día a la semana ( lunes )

4.- Documentación de Proveedores y Acreedores (4)

      Comprobación de la documentación                                  diaria

      Preparación para su contabilización                                  3 días a la semana

      Contabilización                                                              idem

      Archivar  en Facturas pendientes de pago                      idem

      Pago de las facturas : preparación y ordenamiento              2 dias al mes

      Contabilización del pago                                                  Cuando contabilicemos bancos

      Anotación en la factura de la fecha y forma de pago             Cuando venga pagada

      Archivar en Facturas pagadas                                         idem

5.- Documentación de Ventas (5)

      Comprobación de la documentación                                    diaria

      Elaboración de las facturas y del documento de cobro           3 días a la semana

      ( si procede )

       Preparación para su contabilización                                    idem

      Contabilización                                                                idem

      Envío al Cliente de la factura y efecto comercial

      para su aceptación                                                           idem

      Guardar los efectos comerciales  

      ( tanto los que son sin aceptación como los aceptados )         idem aceptados)                         

      Preparar remesa al banco para el cobro 

      o descuento de los mismos                                                 1 día a la semana

      Archivo Facturas Clientes pendientes de Cobro                  idem

      Contabilización del cobro de la factura                                  Al contabilizar Bancos

      Preparar relación de cheques recibidos 

      para su entrega en el Banco y su cobro                                2 días a la semana

      Anotación en la factura :  fecha y forma de cobro                  idem

      Archivo en Facturas de Clientes cobradas                          idem

      Seguimiento de los cobros y reclamación si procede                diaria

6.- Documentación Nóminas

      Confección y entrega al interesado                                      últimos 4 dias del mes

      Contabilización devengo                                                     idem

      Orden al Banco para su pago                                               idem

      Contabilizar pago                                                               Al contabilizar Bancos

      Archivar                                                                Después de contabilizar Bancos

7.- Documentación Seguros Sociales

      Confeccionar TC1 y TC2 ( impresos )                                        Últimos 4 días del mes

      Contabilizar cuota patronal ( devengo)                                      idem

      Enviar al Banco para su pago                                                   idem del mes siguiente

      Contabilizar pago                                                                   Al contabilizar Bancos

      Archivar                                                                           Después de contabilizar Bancos

8.- Control de Tesorería( 6 )                                                          diaria 

9.- Contabilizar :                                                                          Una vez al mes

         - amortizaciones

         - ajustes

         - periodificaciones

         - imputaciones

         - regularizaciones

y verificar que no se ha olvidado de nada.

10.- Hacer Balance de Comprobación de Sumas y Saldos                una vez al mes ( primera semana )

11.- Realizar los asientos o correcciones que se deriven

      de errores detectados                                                         una vez al mes

12.- Estados financieros y otra documentación informativa               Una vez al mes ( primera semana )

         -Balance de Situación

         - Cuenta de Pérdidas y Ganancias

         - Cuadro de Financiamiento

         - Listado del Diario

         - Listado de Facturas recibidas

         - Listado de Facturas emitidas

         - Informe de Gestión

         - Plan de tesorería

         - Otra documentación que se considere informativa.

13.- Relación de la empresa con Hacienda y el Registro Mercantil

13a.- Con Hacienda     www.aeat.es teléfono 901 335 533

        Liquidación de impuestos (IRPF, IVA , Sociedades ) según el calendario de Hacienda   

13b.- Con el registro Mercantil       www.registradores.org   teléfono 915 760 117

         -   Legalización Libros Oficiales                                                 hasta 30 de abril

         -   Cuentas Anuales                                                                hasta 31 julio

IMPORTANTÍSIMO : Con esta documentación en tu mano ( o parte de ella ) pides cita a tu jefe, en los 10 primeros días de cada mes, para informarle de la situación del patrimonio de su empresa y del resultado obtenido. Si el empresario es inteligente comprobará la buena adquisición que ha hecho ( aunque no te alabe ) y si no es inteligente hasta es posible que te culpe a ti de la situación de la empresa.

NOTAS

(1) Documentación que se recibe:

         -del exterior:

                            - folletos

                            - publicidad

                            - ofertas de servicios

                            - albaranes de compras

                            - facturas

                            - documentos bancarios

                            - organismos e instituciones

                            - correspondencia diversa

                            - etc

-          del interior

                              -     albaranes de ventas

                              -      peticiones e compras

                              -       facturas a clientes

                              -        partes de caja

                              -          notas internas

                              -          etc.

Habrá que hacer una selección y clasificación :

-          unos directamente a la papelera

-          otros al archivo

-          otros habrá que pasarlos a Dirección para su conocimiento y toma de decisiones

-          otros al Departamento que corresponda

-          y la mayoría para proceder a su comprobación y CONTABILIZACION.

(2) Documentación bancaria.

         Hoy día a través de Internet podemos tener entrada en nuestras cuentas bancarias y conocer al día sus movimientos y saldo.Es conveniente que comprobemos que dichos movimientos e importes nos corresponden y que son correctos. Conviene observar el tema gastos bancarios y comisiones pues una llamada a tiempo al director de la sucursal puede hacer que nos anulen los mismos o al menos los disminuyan.

(3) Parte de Caja.

        Consiste en la elaboración de un documento en el que anotar los movimientos de Caja en períodos se semanales para agrupar justificantes de las mismas operaciones y no tener que contabilizarlos uno a uno ( Próximamente adjuntaré modelo de impreso de Parte de Caja )

(4) Documentos de Proveedores y Acreedores.

A las facturas del Proveedor o Acreedor debemos adjuntar el pedido y albaran de entrada correspondientes que justifican el contenido de la factura ( producto/ servicio, importe, fecha de pago,etc ).

Una vez verificados y dada la conformidad a los datos es conveniente reflejar mediante un sello en la propia factura la codificación y fecha contable así como posteriormente la fecha y modo del pago. 

(5) Documentos de Ventas.

         Si no hay un departamento comercial que nos dé la factura ya confeccionada, será misión del departamento contable de emitir dicha factura.Para ello necesitamos albaran de salida con todos los datos correspondientes : Cliente, concepto de la venta, importe, forma de cobro,etc.

         Al igual que en las facturas de Proveedores y Clientes es conveniente reflejar en la factura la codificación y contabilización de la misma así como la fecha y modo del cobro.

(6)Control de Tesorería

En breve presentaré documento sobre este tema

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